Datenschutzerklärung

1. Geltungsbereich und Verantwortung

Diese Erklärung umfasst die iOS- und Android-Anwendungen von OkulMobil sowie die zugehörigen Dienste für Schulverwaltung, Nachrichten, Benachrichtigungen und Support. Die Anwendung wird von Schulleitungen, Lehrkräften, Personal und Eltern genutzt. Der Informationszugriff ist auf die von der Schule festgelegten Rollen, Berechtigungen und Schülerbeziehungen beschränkt.

Für Schul- und Bildungsunterlagen über Schüler, Eltern, Angehörige und Personal ist die jeweilige Schule oder Einrichtung datenschutzrechtlich verantwortlich. OkulMobil verarbeitet diese Daten im Auftrag der Schule innerhalb der für die Leistungserbringung erforderlichen technischen Infrastruktur.

OkulMobil nutzt anvertraute Schuldaten nicht für eigenständige kommerzielle Zwecke und übermittelt sie nicht an andere Unternehmen für Marketing, Werbung, Profilbildung, Datenhandel oder ähnliche Zwecke.

Dienstname: OkulMobil

Datenschutz- und Auskunftsanfragen: info@okulmobil.com

Die eigenen Datenschutzhinweise und Verarbeitungspflichten Ihrer Einrichtung gelten zusätzlich. Das Lesen dieser Erklärung oder die Nutzung der Anwendung bedeutet keine automatische Einwilligung in sämtliche Vorgänge, die gesetzlich eine ausdrückliche Einwilligung erfordern.

2. Welche Daten können verarbeitet werden?

Die folgenden Informationen können nur verarbeitet werden, wenn die entsprechende Funktion genutzt wird, die Schule sie eingibt oder der Nutzer sie bereitstellt. Nicht jede Datenkategorie wird von jedem Nutzer erhoben.

Identitäts-, Konto- und Kontaktdaten

Vorname, Nachname, Nutzerkennung, Geburtsdatum, Geschlecht, Land oder Staatsangehörigkeit, erforderlichenfalls Art und Nummer eines Ausweisdokuments; E-Mail, Telefon, Anschrift, Land/Provinz/Bezirk sowie institutionelle Kontaktdaten.

Auch die für Anmeldung und Kontosicherheit erforderlichen Verifizierungsdaten können verarbeitet werden.

Angaben zu Schülern, Eltern, Angehörigen und Personal

Schul- und Klassenzuordnung, Anmelde- und Wechselinformationen, Aufgaben und Berechtigungen, Eltern-Schüler-Beziehung, Verwandtschaftsgrad, Abholberechtigung, Profilfotos und Fotos von Angehörigen sowie Ausbildungs- und Berufsangaben, die Mitarbeitende in den jeweiligen Funktionen bereitstellen.

Bildungs- und Schulalltagsdaten

Anwesenheit, Ein- und Ausgang, tägliche Beurteilungen, Ernährungs- und Speisepläne, Mitteilungen, Rundschreiben, Hausaufgaben, Aktivitäten, Umfragen, Antworten auf Informationsanfragen und elterliche Zustimmungen.

Gesundheitsdaten

Soweit die Schule sie benötigt: Allergie- und Gesundheitsnotizen zum Schüler; Medikamentenname, Dosis, Einnahmezeit und Verabreichungsprotokolle, Rezepte und Anlagen; Größe, Gewicht und Messdaten zur Beobachtung der körperlichen Entwicklung.

Diese Informationen werden so gespeichert, dass nur von der jeweiligen Schule autorisierte Nutzer im Rahmen ihrer Aufgaben darauf zugreifen können.

Nachrichten, Bilder und sonstige Inhalte

In-App-Nachrichten, Fotos, Videos, Audiodateien, Dokumente, Verträge, Formularantworten sowie Support-Korrespondenz und Anlagen.

OkulMobil hört das Gerätemikrofon nicht dauerhaft ab. Audio, Fotos, Videos oder Dokumente werden nur verarbeitet, wenn der Nutzer die entsprechende Funktion verwendet.

Zahlungs-, Finanz- und Bestelldaten

Geplante Zahlungen, Raten, Zahlungseingänge, Beträge, Zahlungsarten, Transaktionsdaten und Beschreibungen, Schulden und Salden, Ausgaben und Belege; je nach Berechtigung Gehaltsunterlagen; Anfragen zu Kioskkarten-Aktionen und Bestellstatus.

Eine Zahlungsartenangabe wie „Kreditkarte“ bedeutet nicht, dass OkulMobil Kartennummer oder Sicherheitscode speichert.

Standort- und Kioskdaten

Die Live-Standortfreigabe funktioniert nur, wenn der Nutzer die Funktion startet. Dann kann der Standort des freigebenden Geräts verarbeitet werden, um ihn den autorisierten Empfängern anzuzeigen.

Bei Schulen mit Kiosksystem können Kartenzuordnungen, Durchgangszeiten und gegebenenfalls Durchgangsbilder Teil der Schulunterlagen sein.

OkulMobil verfolgt Standorte nicht dauerhaft allein deshalb, weil Nutzer die Anwendung installieren oder öffnen.

Geräte-, Nutzungs- und technische Daten

Für einen sicheren und ordnungsgemäßen Betrieb können begrenzte technische Angaben verarbeitet werden, etwa Geräte- oder Installationskennung, Benachrichtigungstoken, Betriebssystem, Anwendungsversion, Sprache, IP-Adresse, Zugriffs- und Fehlerprotokolle.

Sie dienen nicht der Erstellung von Werbeprofilen, dem Verkauf von Nutzerverhalten oder der Verfolgung in anderen Anwendungen.

3. Wie werden Daten erhoben?

Daten können aus folgenden Quellen stammen:

• vom Nutzer ausgefüllte Formulare;
• hochgeladene Dateien, Fotos und Videos;
• In-App-Nachrichten und Support-Inhalte;
• Eingaben der Schulleitung oder autorisierter Mitarbeitender;
• Angaben von Eltern oder gesetzlichen Vertretern;
• angebundene Kioskvorgänge;
• Geräteberechtigungen ausschließlich im Rahmen erlaubter Funktionen;
• technische Aufzeichnungen, die beim sicheren Betrieb der Anwendung entstehen.

Außerhalb dieser Bereiche erhebt OkulMobil keine Daten heimlich über Nutzer oder zur Erstellung von Nutzerprofilen aus anderen Quellen.

Wer Informationen oder Fotos über andere Personen eingibt, muss bestätigen, hierzu berechtigt zu sein und die erforderliche Information erteilt zu haben.

4. Zwecke der Datennutzung

Daten werden ausschließlich für folgende Zwecke verarbeitet:

• Verwaltung von Konten und Sitzungen.
• Verifizierung von Nutzern und schul- bzw. rollenbasierter Zugriff.
• Führung von Schüler- und Schulunterlagen.
• Verwaltung von Anwesenheit, Bildung, Aktivitäten und Schulalltag.
• Kommunikation zwischen Schule, Eltern und Personal.
• Versand von Benachrichtigungen.
• Gesundheits-, Medikamenten- und Entwicklungsbeobachtung durch autorisierte Nutzer.
• Vom Nutzer gestartete Live-Standortfreigabe.
• Abwicklung von Zahlungen, Ausgaben, Verträgen und Kioskvorgängen.
• Technischer Support.
• Erkennung von Fehlern, Missbrauch und unberechtigten Zugriffsversuchen.
• Gewährleistung von Systemsicherheit und Betriebskontinuität.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

OkulMobil nutzt Nutzerdaten nicht für Werbung, Marketing, Datenverkauf, Verhaltensprofile oder kommerzielle Tätigkeiten anderer Unternehmen.

Die Anwendung verwendet weder Werbe-SDKs Dritter noch anwendungsübergreifende Verfolgungssysteme für Werbezwecke.

5. Vertraulichkeit von Schüler-, Angehörigen- und Gesundheitsdaten

Schülerdaten sind nicht öffentlich.

Nutzer sehen Informationen nur innerhalb der von der Schule zugewiesenen Berechtigungen. Ein Elternkonto gewährt keinen Zugriff auf die Unterlagen anderer Schüler im System.

Angehörigendaten dienen ausschließlich dazu, Angehörige und abholberechtigte Personen zu identifizieren.

Gesundheits-, Medikamenten-, Rezept-, Größen- und Gewichtsangaben sind nur autorisierten Nutzern innerhalb der jeweiligen schulischen Prozesse zugänglich.

OkulMobil verwendet Gesundheitsdaten von Schülern nicht für Werbung, Marketing oder kommerzielle Analysen.

Dass autorisierte Personen innerhalb der Schule Fotos und Videos in der Anwendung ansehen können, ist keine Erlaubnis zur Veröffentlichung auf öffentlichen Websites oder in sozialen Medien.

6. Live-Standortfunktion

Die Live-Standortfunktion startet nicht von selbst.

Standortdaten werden nur verarbeitet, wenn:

1. der betreffende Nutzer die Freigabe startet;
2. die erforderlichen Geräteberechtigungen erteilt sind; und
3. die Freigabesitzung aktiv ist.

Der Standort wird den von der Schule für diese Freigabe autorisierten Empfängern angezeigt.

OkulMobil verwendet Standorte nicht für Werbung, Marketing, Nutzerprofile oder Nutzerverfolgung durch andere Unternehmen.

Nutzer können die Freigabe beenden oder die Standortberechtigung in den Geräteeinstellungen entziehen.

7. Geräteberechtigungen

Benachrichtigungen

Die Benachrichtigungsberechtigung dient der Zustellung von Nachrichten, Mitteilungen und anderen Schulbenachrichtigungen.

Ihre Deaktivierung löscht weder das Konto noch Schulunterlagen auf dem Server.

Fotos, Videos, Kamera und Dateien

Diese Berechtigungen werden nur genutzt, wenn der Nutzer beispielsweise ein Profilfoto hinzufügt, ein Dokument hochlädt oder Fotos bzw. Videos teilt.

OkulMobil greift nicht selbstständig auf die Galerie zu, um Inhalte zu sammeln.

Standort

Die Standortberechtigung wird nur bei Funktionen benötigt, die einen Standort erfordern, etwa der Live-Standortfreigabe.

Ohne Standortberechtigung bleiben andere OkulMobil-Funktionen nutzbar, die keinen Standort benötigen.

Sprache und Gerätedaten

Die Anwendungssprache kann verwendet werden, um Benachrichtigungen und Oberfläche in der richtigen Sprache anzuzeigen.

Sitzungsinformationen, Gerätekennung, Nutzereinstellungen und notwendige temporäre Dateien können für den Betrieb auf dem Gerät gespeichert werden.

8. Werden Daten an Dritte weitergegeben?

OkulMobil verkauft oder vermietet Nutzer- und Schuldaten nicht, teilt sie nicht für Marketing und betreibt keinerlei Datenhandel.

Schüler-, Eltern-, Personal-, Nachrichten-, Foto-, Dokumenten-, Gesundheits- und Schulunterlagen sind nur innerhalb der eigenen Berechtigungsstruktur der jeweiligen Schule zugänglich.

Beispiele:

• Eltern sehen nur freigegebene Inhalte zu dem ihnen zugeordneten Schüler.
• Lehrkräfte greifen nur auf Unterlagen der Klassen oder Schüler zu, für die die Schule sie autorisiert hat.
• Schulleitungen greifen nur auf Daten im Berechtigungsumfang ihrer eigenen Einrichtung zu.
• Nachrichten werden nur den adressierten Nutzern oder Gruppen angezeigt.
• Für Support eingesandte Inhalte sind nur bei Bedarf für autorisiertes OkulMobil-Supportpersonal zugänglich.

Dabei handelt es sich um Zugriff innerhalb der Berechtigungsstruktur des OkulMobil-Dienstes, nicht um eine „Weitergabe“ an andere Unternehmen oder unbeteiligte Personen.

Technische Dienstleister

Für den technischen Betrieb der mobilen Anwendung werden bestimmte Infrastrukturdienste genutzt. Diese sind keine kommerziellen Datenempfänger, denen OkulMobil-Daten zur Nutzung für eigene Zwecke übergeben werden.

Beispiele:

• Google Firebase Cloud Messaging (FCM) und Apple Push Notification service (APNs) verarbeiten nur die zur Zustellung mobiler Benachrichtigungen erforderlichen technischen Daten.
• OpenStreetMap verarbeitet technische Internetanfragen nur beim Anzeigen von Kartenbildern auf dem Gerät.
• Die Server-/Hosting-Infrastruktur dient der sicheren Speicherung von OkulMobil-Daten und dem Betrieb des Dienstes.

Die Nutzung dieser Dienste bedeutet nicht, dass Schülerlisten, Elterninformationen, Schulunterlagen, Nachrichten oder Dateien diesen Organisationen für Werbung, Verkauf oder Marketing überlassen werden.

OkulMobil übermittelt keine für den Dienstbetrieb unnötigen Nutzerdaten an externe Werbe-, Marketing- oder Datenanalyseunternehmen.

Gesetzliche Verpflichtungen

OkulMobil gibt Nutzerdaten nicht freiwillig an öffentliche Stellen weiter.

Stellt eine zuständige Behörde nach geltendem Recht eine rechtsgültige, verbindliche Anfrage, können ausschließlich die gesetzlich vorgeschriebenen Informationen an diese Behörde übermittelt werden.

Außerhalb dieser Fälle stellt OkulMobil keiner Person, keinem Unternehmen und keiner Einrichtung Nutzerdaten zur Verfügung.

9. Hosting und Datenübermittlung

Die grundlegenden Schul- und Nachrichtendaten von OkulMobil werden in der für den Dienst verwendeten Serverinfrastruktur gespeichert.

Aufgrund der Funktionsweise technischer Dienste wie Benachrichtigungen und Karten können IP-Adressen, Geräte-Benachrichtigungstoken oder technische Verbindungsinformationen über die Systeme des jeweiligen Infrastrukturanbieters verarbeitet werden.

Diese technischen Vorgänge bedeuten nicht, dass OkulMobil Nutzerdaten anderen Unternehmen für kommerzielle Zwecke überlässt.

Wenn personenbezogene Daten übermittelt werden müssen, werden die gesetzlichen Sicherheits- und Übermittlungsvorgaben eingehalten.

10. Aufbewahrung, Kontoschließung und Datenlöschung

Personenbezogene Daten werden so lange gespeichert, wie es für ihren Verarbeitungszweck erforderlich ist und gesetzliche Pflichten es vorsehen.

Bestimmte Medien und Dateien können nach Produktregeln befristet gespeichert werden. Dass ein Datensatz nicht auf dem Bildschirm erscheint, bedeutet nicht, dass er vor Ablauf seiner gesetzlichen oder technischen Aufbewahrungsfrist automatisch aus allen Systemen gelöscht wurde.

Falls die aktuelle mobile Anwendung keine Schaltfläche zur direkten Kontolöschung bietet, können Anträge auf Kontoschließung oder Löschung personenbezogener Daten an die Schule und/oder info@okulmobil.com gerichtet werden.

Entfallen die Verarbeitungsvoraussetzungen, erfolgen Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung nach geltendem Recht.

Gesetzlich aufzubewahrende Unterlagen können gegebenenfalls erst nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht gelöscht werden.

Abmelden oder Deinstallieren löscht die serverseitigen Schulunterlagen nicht automatisch.

11. Datensicherheit

Sicherheit ist ein grundlegender Bestandteil des Systemdesigns von OkulMobil.

Die Kommunikation mit Produktionsdiensten erfolgt verschlüsselt über HTTPS.

Der Zugriff wird durch Kontrollen beschränkt, darunter:

• Nutzerkonto;
• Schulzuordnung;
• Nutzerrolle;
• Schülerbeziehung;
• Berechtigungsstufe.

Geschützte Dateien und Medien werden nicht ohne Berechtigungsprüfung öffentlich angeboten.

Live-Standortdaten werden ausschließlich mit den Berechtigungsinformationen einer aktiven Freigabesitzung verarbeitet.

OkulMobil-Mitarbeitende und Supportpersonal prüfen Nutzerinhalte nur, wenn dies für ihre Aufgaben erforderlich ist.

OkulMobil verkauft Nutzerdaten nicht, gibt sie nicht an Werbeunternehmen, nutzt sie nicht zum Aufbau fremder Datenbanken und erstellt aus persönlichen Inhalten keine kommerziellen Profile.

Obwohl kein Internetsystem absolute, hundertprozentige Sicherheit garantieren kann, setzt OkulMobil geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gegen unberechtigten Zugriff und zum Schutz der Daten ein.

Nutzern wird empfohlen, Passwörter nicht weiterzugeben, sich auf gemeinsam genutzten Geräten abzumelden und verdächtige Vorgänge dem Support zu melden.

12. Rechte nach dem KVKK

Unter den Voraussetzungen von Artikel 11 des türkischen Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten (KVKK) haben Nutzer das Recht:

• zu erfahren, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden;
• gegebenenfalls Auskunft über die Verarbeitung zu verlangen;
• Verarbeitungszweck und zweckgemäße Nutzung zu erfahren;
• im gesetzlichen Rahmen Empfänger von Übermittlungen zu erfahren;
• die Berichtigung unvollständiger oder falscher Daten zu verlangen;
• bei Vorliegen der Voraussetzungen Löschung oder Vernichtung zu verlangen;
• die Mitteilung entsprechender Berichtigungen oder Löschungen an notwendige Empfänger zu verlangen;
• Ersatz von Schäden aus rechtswidriger Verarbeitung zu verlangen.

Anfragen: info@okulmobil.com

Für Unterlagen, bei denen die Schule verantwortlich ist, kann auch der Anfragekanal der jeweiligen Schulleitung genutzt werden.

13. Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung kann bei Änderungen der OkulMobil-Funktionen, technischen Dienste oder Verarbeitungsabläufe aktualisiert werden.

Das aktuelle Datum steht oben auf der Seite.

Erfordert ein neuer Verarbeitungszweck eine gesonderte Information oder ausdrückliche Einwilligung, genügt eine Änderung der Datenschutzerklärung allein nicht; das erforderliche Verfahren wird zusätzlich durchgeführt.

Diese Datenschutzseite enthält weder Werbung noch Werbetracking-Code oder ein System zur Erstellung von Nutzerprofilen.

14. Kontakt

OkulMobil — Datenschutz- und personenbezogene Datenanfragen

Dienstname: OkulMobil

E-Mail: info@okulmobil.com

Website: okulmobil.com

Bei Fragen zur Schulanmeldung des Schülers, zu pädagogischen Verfahren der Schule oder zu schulisch festgelegten Aufbewahrungsvorgängen können Sie sich auch an die jeweilige Schulleitung wenden.

Unser Datenschutzversprechen

OkulMobil anvertraute Informationen sind kein kommerzielles Produkt von OkulMobil.

OkulMobil:

• verkauft keine Nutzerdaten;
• vermietet keine Nutzerdaten;
• teilt keine Nutzerdaten für Werbung;
• überträgt keine Nutzerdaten in Marketinglisten;
• nutzt Schüler- oder Elterninformationen nicht zur kommerziellen Profilbildung;
• stellt Nutzerinhalte anderen Unternehmen nicht zur Nutzung bereit.

Daten werden ausschließlich verarbeitet, damit die autorisierten Nutzer der Schule den OkulMobil-Dienst nutzen können und das System sicher funktioniert.