Gizlilik Politikası

1. Kapsam ve sorumluluk

Bu politika, OkulMobil’in iOS ve Android mobil uygulamalarını ve bu uygulamalara hizmet veren okul yönetimi, mesajlaşma, bildirim ve destek servislerini kapsar. Uygulama; okul yöneticileri, öğretmenler, personel ve veliler tarafından kullanılır. Kullanıcının erişebildiği bilgiler yalnızca okul tarafından tanımlanan rol, yetki ve öğrenci ilişkileriyle sınırlandırılır.

Öğrenci, veli, veli yakını ve personel hakkındaki okul ve eğitim kayıtlarında ilgili okul veya kurum veri sorumlusu olarak hareket eder. OkulMobil ise bu verileri okul adına, hizmetin sunulması için gerekli teknik altyapı kapsamında işler.

OkulMobil, kendisine emanet edilen okul verilerini bağımsız bir ticari amaçla kullanmaz; başka şirketlere pazarlama, reklam, profil oluşturma, veri ticareti veya benzeri amaçlarla aktarmaz.

Hizmet adı: OkulMobil Gizlilik ve kişisel veri başvuruları: info@okulmobil.com

Bağlı olduğunuz kurumun kendi aydınlatma metni ve kişisel veri işleme yükümlülükleri ayrıca geçerlidir. Bu politikayı okumak veya uygulamayı kullanmak, hukuken açık rıza gerektiren tüm işlemlere otomatik olarak rıza verildiği anlamına gelmez.

2. Hangi veriler işlenebilir?

Aşağıdaki bilgiler yalnızca ilgili özellik kullanıldığında, okul tarafından sisteme girildiğinde veya kullanıcının kendisi tarafından sağlandığında işlenebilir. Her veri kategorisi her kullanıcıdan toplanmaz.

Kimlik, hesap ve iletişim bilgileri

Ad, soyad, kullanıcı kimliği, doğum tarihi, cinsiyet, ülke veya uyruk, gerekli olduğu durumlarda kimlik belgesi türü ve numarası; e-posta, telefon, adres, ülke/il/ilçe ve kurum iletişim bilgileri.

Oturum açma ve hesap güvenliği için gerekli doğrulama bilgileri de işlenebilir.

Öğrenci, veli, yakın ve personel bilgileri

Okul ve sınıf ilişkisi, kayıt ve transfer bilgileri, görev ve yetkiler, veli-öğrenci ilişkisi, yakınlık derecesi, teslim alma yetkisi, profil ve veli yakını fotoğrafları ile personelin ilgili özelliklerde paylaştığı eğitim ve mesleki bilgiler.

Eğitim ve günlük okul kayıtları

Yoklama, giriş-çıkış, günlük değerlendirme, beslenme ve yemek listeleri, duyurular, bültenler, ev ödevleri, etkinlikler, anketler, bilgi talebi yanıtları ve veli onayları.

Sağlık bilgileri

İlgili okul tarafından ihtiyaç duyulması hâlinde öğrencinin alerji ve sağlık notları; ilaç adı, doz, kullanım zamanı, uygulama kayıtları, reçete ve ekleri; fiziksel gelişim takibine girilen boy, kilo ve ölçüm tarihleri.

Bu bilgiler yalnızca ilgili okulun yetkilendirdiği kullanıcıların görevleri kapsamında erişebileceği şekilde tutulur.

Mesajlar, görseller ve diğer içerikler

Uygulama içi mesajlar, fotoğraflar, videolar, ses dosyaları, belgeler, sözleşmeler, form yanıtları ve destek yazışmaları ile ekleri.

OkulMobil cihaz mikrofonunu sürekli dinlemez. Ses, fotoğraf, video veya belge yalnızca ilgili özellik kullanıcı tarafından kullanıldığında işlenir.

Ödeme, mali işlem ve sipariş bilgileri

Planlı ödeme, taksit, tahsilat, tutar, ödeme yöntemi, işlem tarihi ve açıklaması, borç ve bakiye, gider ve ilgili belgeler; yetkiye göre personel ücret kayıtları; kiosk kart kampanyası talepleri ve sipariş durumu.

“Kredi kartı” gibi bir ödeme yöntemi kaydı, kart numarası veya güvenlik kodunun OkulMobil tarafından kaydedildiği anlamına gelmez.

Konum ve kiosk kayıtları

Canlı konum paylaşımı yalnızca ilgili özellik kullanıcı tarafından başlatıldığında çalışır. Bu durumda paylaşımı başlatan cihazın konumu, paylaşımın yetkili alıcılarına gösterilmek üzere işlenebilir.

Kiosk kullanılan okullarda kart eşleştirmeleri, geçiş zamanı ve varsa geçiş görüntüsü ilgili okul kaydının parçası olarak tutulabilir.

OkulMobil, kullanıcıların konumunu yalnızca uygulamayı yükledikleri veya açtıkları için sürekli takip etmez.

Cihaz, kullanım ve teknik veriler

Uygulamanın güvenli ve düzgün çalışması için cihaz veya uygulama kurulum kimliği, bildirim belirteci, işletim sistemi, uygulama sürümü, dil, IP adresi, erişim ve hata kayıtları gibi sınırlı teknik bilgiler işlenebilir.

Bu teknik bilgiler reklam profili oluşturmak, kullanıcı davranışını satmak veya başka uygulamalarda takip yapmak amacıyla kullanılmaz.

3. Veriler nasıl elde edilir?

Veriler;

• kullanıcının doldurduğu formlardan,
• yüklenen dosya, fotoğraf ve videolardan,
• uygulama içi mesaj ve destek içeriklerinden,
• okul yönetimi veya yetkili personelin yaptığı girişlerden,
• veli veya yasal temsilci bildirimlerinden,
• bağlı kiosk işlemlerinden,
• yalnızca izin verilen özellikler kapsamında cihaz izinlerinden,
• uygulamanın güvenli biçimde çalışması sırasında oluşan teknik kayıtlardan

elde edilebilir.

OkulMobil, bu kapsamların dışında kullanıcı hakkında gizlice veri toplamak veya farklı kaynaklardan kullanıcı profili oluşturmak amacıyla veri toplamaz.

Başka bir kişi hakkında sisteme bilgi veya fotoğraf ekleyen kullanıcı, bunu yapmaya yetkili olduğunu ve gerekli bilgilendirmeyi yaptığını kabul etmelidir.

4. Verilerin kullanım amaçları

Veriler yalnızca aşağıdaki amaçlarla işlenir:

• Hesap ve oturum yönetimini sağlamak.
• Kullanıcıyı doğrulamak ve okul/rol bazlı erişim vermek.
• Öğrenci ve okul kayıtlarını yürütmek.
• Yoklama, eğitim, etkinlik ve günlük okul süreçlerini yönetmek.
• Okul, veli ve personel arasındaki iletişimi sağlamak.
• Bildirim göndermek.
• Yetkili kullanıcılar için sağlık, ilaç ve gelişim takibini sağlamak.
• Kullanıcı tarafından başlatılan canlı konum paylaşımını gerçekleştirmek.
• Ödeme, gider, sözleşme ve kiosk süreçlerini yürütmek.
• Teknik destek vermek.
• Hata, kötüye kullanım ve yetkisiz erişim girişimlerini tespit etmek.
• Sistemin güvenliğini ve sürekliliğini sağlamak.
• Yasal yükümlülükleri yerine getirmek.

OkulMobil kullanıcı verilerini reklam, pazarlama, veri satışı, davranışsal profilleme veya başka şirketlerin ticari faaliyetleri için kullanmaz.

Uygulamada üçüncü taraf reklam SDK’sı veya reklam amaçlı uygulamalar arası takip sistemi kullanılmaz.

5. Öğrenci, veli yakını ve sağlık bilgilerinin gizliliği

Öğrenci verileri herkese açık değildir.

Bir kullanıcı yalnızca okulun kendisine tanımladığı yetkiler kapsamında bilgi görebilir. Bir velinin hesabı, sistemdeki diğer öğrencilerin kayıtlarına erişim sağlamaz.

Veli yakını kayıtları yalnızca öğrencinin yakınlarını ve teslim alma yetkisi bulunan kişileri tanımlamak amacıyla kullanılır.

Sağlık, ilaç, reçete, boy ve kilo bilgileri yalnızca okulun ilgili süreçlerinde yetkili kullanıcıların erişimine açıktır.

OkulMobil, öğrenci sağlık bilgilerini reklam, pazarlama veya ticari analiz amacıyla kullanmaz.

Uygulama içindeki fotoğraf ve videoların okul içinde yetkili kişiler arasında görüntülenebilmesi, bunların herkese açık internet sitelerinde veya sosyal medyada yayımlanmasına izin verildiği anlamına gelmez.

6. Canlı konum özelliği

Canlı konum özelliği kendiliğinden çalışmaz.

Konum yalnızca:

1. ilgili kullanıcı paylaşımı başlattığında,
2. gerekli cihaz izinleri verildiğinde ve
3. paylaşım oturumu aktifken

işlenir.

Konum bilgisi, ilgili paylaşımın okul tarafından yetkilendirilmiş alıcılarına gösterilir.

OkulMobil konum bilgisini reklam, pazarlama, kullanıcı profili çıkarma veya başka şirketlerde kullanıcı takibi amacıyla kullanmaz.

Paylaşım kullanıcı tarafından durdurulabilir veya cihaz ayarlarından konum izni kaldırılabilir.

7. Cihaz izinleri

Bildirimler

Bildirim izni; mesaj, duyuru ve diğer okul bildirimlerinin kullanıcıya ulaştırılması için kullanılır.

Bildirim iznini kapatmak hesabı veya sunucudaki okul kayıtlarını silmez.

Fotoğraf, video, kamera ve dosyalar

Bu izinler yalnızca kullanıcının profil fotoğrafı ekleme, belge yükleme, fotoğraf/video paylaşma veya benzeri bir özelliği kullanması sırasında kullanılır.

OkulMobil kullanıcı galerisine kendiliğinden erişip içerik toplamaz.

Konum

Konum izni yalnızca canlı konum paylaşımı gibi konum gerektiren özelliklerde kullanılır.

Konum izni verilmemesi, konum gerektirmeyen diğer OkulMobil özelliklerinin kullanılmasına engel değildir.

Dil ve cihaz kayıtları

Uygulama dili, bildirimlerin ve arayüzün doğru dilde sunulması için kullanılabilir.

Oturum bilgileri, cihaz kimliği, kullanıcı tercihleri ve gerekli geçici dosyalar uygulamanın çalışması için cihazda tutulabilir.

8. Veriler üçüncü kişilere verilir mi?

OkulMobil, kullanıcı ve okul verilerini üçüncü kişilere satmaz, kiralamaz, pazarlama amacıyla paylaşmaz ve herhangi bir veri ticaretine konu etmez.

OkulMobil’de bulunan öğrenci, veli, personel, mesaj, fotoğraf, belge, sağlık ve okul kayıtları yalnızca ilgili okulun kendi yetki yapısı içinde erişime açılır.

Örneğin:

• Bir veli yalnızca ilişkilendirildiği öğrenciye ait yetkili içerikleri görebilir.
• Bir öğretmen yalnızca okul tarafından yetkilendirildiği sınıf veya öğrencilerle ilgili kayıtlara erişebilir.
• Bir okul yöneticisi yalnızca kendi kurumunun yetki kapsamındaki verilere erişebilir.
• Mesajlar yalnızca mesajın gönderildiği kullanıcı veya gruplara gösterilir.
• Destek amacıyla gönderilen içeriklere yalnızca gerekli durumlarda yetkili OkulMobil destek personeli erişebilir.

Bu durum, verilerin başka şirketlere veya ilgisiz kişilere “paylaşıldığı” anlamına gelmez; OkulMobil hizmetinin kendi yetkilendirme yapısı içerisindeki erişimdir.

Teknik hizmet sağlayıcıları

Mobil uygulamanın teknik olarak çalışabilmesi için bazı altyapı hizmetlerinden yararlanılır. Bu hizmetler OkulMobil verilerini kendi amaçları için kullanmak üzere teslim alan ticari veri alıcıları değildir.

Örneğin:

• Google Firebase Cloud Messaging (FCM) ve Apple Push Notification service (APNs) yalnızca mobil bildirimlerin cihazlara ulaştırılması için gerekli teknik verileri işler.
• OpenStreetMap yalnızca harita görsellerinin cihazda görüntülenmesi sırasında teknik internet isteklerini işler.
• Sunucu/barındırma altyapısı, OkulMobil verilerinin güvenli şekilde saklanması ve hizmetin çalıştırılması için kullanılır.

Bu hizmetlerin kullanılması; öğrenci listelerinin, veli bilgilerinin, okul kayıtlarının, mesajların veya dosyaların reklam, satış ya da pazarlama amacıyla bu kuruluşlara verildiği anlamına gelmez.

OkulMobil, hizmetin çalışması için zorunlu olmayan hiçbir kullanıcı verisini üçüncü taraf reklam, pazarlama veya veri analiz şirketlerine aktarmaz.

Yasal zorunluluklar

OkulMobil, kullanıcı verilerini isteğe bağlı olarak kamu kurumlarıyla paylaşmaz.

Ancak yürürlükteki mevzuat uyarınca yetkili bir makam tarafından hukuken geçerli ve bağlayıcı bir talepte bulunulması hâlinde, yalnızca yasal olarak verilmesi zorunlu olan bilgiler ilgili makamla paylaşılabilir.

Bunun dışında OkulMobil tarafından herhangi bir kişi, şirket veya kuruma kullanıcı verisi verilmez.

9. Barındırma ve veri aktarımı

OkulMobil’in temel okul ve mesajlaşma verileri hizmetin sunulması için kullanılan sunucu altyapısında saklanır.

Bildirim ve harita gibi teknik servislerin çalışma yapısı nedeniyle IP adresi, cihaz bildirim belirteci veya teknik bağlantı bilgileri ilgili altyapı sağlayıcısının sistemleri üzerinden işlenebilir.

Bu teknik işlemler, OkulMobil’in kullanıcı verilerini başka şirketlere ticari amaçla vermesi anlamına gelmez.

Kişisel verilerin aktarılması gereken her durumda ilgili mevzuatın öngördüğü güvenlik ve aktarım şartlarına uyulur.

10. Saklama, hesap kapatma ve veri silme

Kişisel veriler, işlenme amacı için gerekli olduğu sürece ve ilgili yasal yükümlülükler çerçevesinde saklanır.

Bazı medya içerikleri ve dosyalar ürün kurallarına göre belirli sürelerle saklanabilir. Bir kaydın uygulama ekranında görünmemesi, ilgili verinin yasal veya teknik saklama süresi tamamlanmadan otomatik olarak tüm sistemlerden silindiği anlamına gelmez.

Mevcut mobil uygulamada kullanıcının hesabını doğrudan silmesini sağlayan bir düğme bulunmuyorsa, hesap kapatma veya kişisel veri silme talebi ilgili okula ve/veya info@okulmobil.com adresine iletilebilir.

İşleme şartları ortadan kalktığında, ilgili mevzuata göre silme, yok etme veya anonimleştirme işlemleri uygulanır.

Yasal olarak saklanması zorunlu kayıtlar, ilgili saklama yükümlülüğü sona ermeden silinemeyebilir.

Uygulamadan çıkış yapmak veya uygulamayı telefondan kaldırmak, okulun sunucudaki kayıtlarını otomatik olarak silmez.

11. Verilerin güvenliği

OkulMobil’de güvenlik, sistem tasarımının temel parçalarından biridir.

Üretim servisleriyle iletişim HTTPS üzerinden şifreli olarak gerçekleştirilir.

Erişimler;

• kullanıcı hesabı,
• okul ilişkisi,
• kullanıcı rolü,
• öğrenci ilişkisi,
• yetki seviyesi

gibi kontrollerle sınırlandırılır.

Korunan dosya ve medya içerikleri yetkilendirme kontrolü olmadan herkese açık biçimde sunulmaz.

Canlı konum verileri yalnızca aktif paylaşım oturumuna ait yetki bilgileri üzerinden işlenir.

OkulMobil çalışanları veya destek personeli, görev gereği ihtiyaç bulunmadıkça kullanıcı içeriklerini incelemez.

OkulMobil kullanıcı verilerini satmaz, reklam şirketlerine vermez, üçüncü taraf veri tabanları oluşturmak için kullanmaz ve kullanıcıların kişisel içeriklerinden ticari profil çıkarmaz.

Hiçbir internet sistemi için yüzde yüz mutlak güvenlik garantisi verilemese de OkulMobil, yetkisiz erişimin önlenmesi ve verilerin korunması için uygun teknik ve organizasyonel tedbirleri uygular.

Kullanıcıların da hesap şifrelerini paylaşmaması, ortak cihazlarda oturumu kapatması ve şüpheli bir durum gördüğünde destek birimine bildirmesi önerilir.

12. KVKK kapsamındaki haklar

KVKK’nın 11. maddesinde belirtilen şartlar kapsamında kullanıcılar;

• kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• kanuni şartlar çerçevesinde aktarıldığı alıcıları öğrenme,
• eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme,
• şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• ilgili düzeltme veya silme işlemlerinin gerekli alıcılara bildirilmesini isteme,
• kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğranması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahiptir.

Başvuru için: info@okulmobil.com

Okulun veri sorumlusu olduğu kayıtlarda ilgili okul yönetiminin başvuru kanalı da kullanılabilir.

13. Politika değişiklikleri

OkulMobil’in özellikleri, kullanılan teknik hizmetler veya veri işleme süreçleri değiştiğinde bu politika güncellenebilir.

Politikanın güncel tarihi sayfanın üst bölümünde belirtilir.

Yeni bir veri işleme amacı için ayrıca bilgilendirme veya açık rıza gerekiyorsa yalnızca gizlilik politikasının değiştirilmesi yeterli kabul edilmez; gerekli süreç ayrıca uygulanır.

Bu gizlilik politikası sayfası kendi içinde reklam, reklam amaçlı izleme kodu veya kullanıcı profili oluşturmaya yönelik bir sistem içermez.

14. İletişim

OkulMobil — Gizlilik ve Kişisel Veri Başvuruları

Hizmet adı: OkulMobil E-posta: info@okulmobil.com İnternet: okulmobil.com

Öğrencinin okul kaydı, okulun eğitim uygulamaları veya okul tarafından belirlenen saklama işlemleriyle ilgili konularda ilgili okul yönetimine de başvurabilirsiniz.

Gizlilik taahhüdümüz

OkulMobil’e emanet edilen bilgiler OkulMobil’in ticari ürünü değildir.

OkulMobil;

• kullanıcı verilerini satmaz,
• kullanıcı verilerini kiralamaz,
• kullanıcı verilerini reklam amacıyla paylaşmaz,
• kullanıcı verilerini pazarlama listelerine aktarmaz,
• öğrenci veya veli bilgilerini ticari profil oluşturmak amacıyla kullanmaz,
• kullanıcı içeriklerini başka şirketlerin kullanımına açmaz.

Veriler yalnızca okulun yetkili kullanıcılarının OkulMobil hizmetini kullanabilmesi ve sistemin güvenli biçimde çalışabilmesi için işlenir.